Explorando ando: Múltiples formas de compartir información con Power BI

Hola Data Lover, en esta oportunidad te contaré cuáles son los principales métodos para compartir información a través de Power BI. Como ya es costumbre, te contaré esta “historia” a mi modo, sin embargo, te recuerdo que siempre podrás encontrar información completa en la documentación oficial de Power BI. A la fecha de elaboración de esta entrada, los métodos son los siguientes:

Método #1: Con Power BI Desktop

Estoy seguro que para muchos este no es un método oficial de compartir información. Efectivamente, no es el método que yo recomendaría, sin embargo, he visto cómo para muchos usuarios sí es un método válido. Me refiero a compartir los archivos Power BI Desktop (pbix o pbit) directamente entre los usuarios que lo solicitan. Este método es práctico (y, de hecho, “cero costo”) para algunos usuarios: ni emisores ni destinatarios requieren licencia de usuario Power BI (ni Free ni Pro) y basta con que el emisor disponga una copia del archivo original a los destinatarios. Recuerda que en este “método” no están disponibles muchas de las características más interesantes de Power BI: Row-Level-Security, Dashboards, Q&A, Quick Insights y Streaming Datasets, entre otras. Como te dije, no será el método a recomendar para compartir información, sin embargo, al final de la jornada, cumple con lo que algunos usuarios buscan.

COMPARTIR UN ARCHIVO PBIX O PBIT CREADO EN POWER BI DESKTOP
COMPARTIR UN ARCHIVO PBIX O PBIT CREADO EN POWER BI DESKTOP

Método #2: Con el servicio (de nube) Power BI (aka powerbi.com)

Ahora sí, entramos a la zona de alternativas diseñadas para brindarte una experiencia única para compartir información y visualizaciones de datos interactivas.

Método #2.1: Share Dashboard (Compartir Panel)

Este método requiere una cuenta Power BI Pro -desde el 1 de junio de 2017. Cualquier opción de compartir -identificando al destinatario-, ya sean dashboards, reportes o conjuntos de datos (datasets), necesita de una cuenta Pro. Esta cuenta Pro es requerida por emisores y destinatarios. Leíste bien Data Lover, también requerida por destinatarios. ¿Buscas una alternativa que, entre sus beneficios, compartir tu información con destinatarios identificados de Power BI en tu organización y que ellos no necesiten pagar por una cuenta Pro? Click aquí y conoce Power BI Premium.

COMPARTIR DASHBOARD
COMPARTIR DASHBOARD
COMPARTIR DASHBOARD - CONCEDER ACCESO A...
COMPARTIR DASHBOARD – CONCEDER ACCESO A…
COMPARTIR DASHBOARD - COMPARTIDO CONMIGO
COMPARTIR DASHBOARD – COMPARTIDO CONMIGO

Antes de pasar a la siguiente forma de compartir datos a través de Power BI, creo que vale la pena aclarar, brevemente, los siguientes conceptos (también conocidos como los building blocks de Power BI): Dashboard, reporte y conjunto de datos.

Un conjunto de datos (dataset, en inglés) representa nuestro modelo de datos: Tablas, relaciones, medidas y datos -si usas un modelo datos en caché. Un reporte representa la parte gráfica que permite consumir los datos de un modelo de forma interactiva a través de visualizaciones potentes y cautivadoras. Por último, un dashboard (panel, en español) permite a los usuarios mostrar los elementos que consideren principales (los puntos de entrada) de uno o más reportes. Inclusive, gracias a Q&A, puede conectarse directamente a múltiples conjuntos de datos.

Método #2.2: Power BI Apps (antes llamado Content Packs Organizacionales)

Un app puede contener múltiples conjuntos de datos, reportes y dashboards que hayan sido publicados en un workspace (espacio de trabajo, en español). Un app mantiene una relación 1 a 1 con un workspace. Y si te preguntas: ¿Cuál es la diferencia entre un app y un app workspace?, aquí te respondo: Los usuarios de un app solamente pueden consumir lo que ya está publicado, no pueden modificar o crear algo nuevo en el app. Si se quiere modificar o crear nuevos elementos en un app, esto debe hacerse primero en el workspace relacionado para luego publicar (o actualizar) el app. Dicho esto, el workspace puede ser visto como tu “patio de construcción”, mientras que el app puede ser visto como el producto terminado destinado a consumo.

APP WORKSPACE - MI PATIO DE CONSTRUCCIÓN
APP WORKSPACE – MI PATIO DE CONSTRUCCIÓN
APP WORKSPACE - CREAR/ACTUALIZAR UN APP
APP WORKSPACE – CREAR UN APP
POWER BI APP - MIS APP DISPONIBLES
POWER BI APP – MIS APP DISPONIBLES

Nota: Los Content Packs pre-construidos siguen existiendo, esos que te permiten conectarte a tu cuenta de, por ejemplo, Salesforce o Google Analytics y, automáticamente, te crean un conjunto de datos, un reporte y un dashboard.

Método #3: Con Power BI Embedded

Sobre este método seré breve, espero escribir un artículo (o quizá, grabar un video) exclusivo sobre este tema. Si tu necesidad es publicar y compartir reportes y dashboards a usuarios externos a tu organización en tu propia aplicación -no verlos en powerbi.com-, es decir, compartir tu información con el diseño propio de tu organización, marca y colores; Power BI Embedded es lo que debes implementar. Si bien, el foco de Power BI Embedded es compartir la información con usuarios externos a tu organización, también está permitido compartirla con usuarios internos (siempre que estos últimos tengan una cuenta Power BI Pro). Mientras tanto, puedes conocer más de Power BI Embedded aquí.

POWER BI EMBEDDED - POWER BI EN TU PROPIA APLICACIÓN
POWER BI EMBEDDED – POWER BI EN TU PROPIA APLICACIÓN

Antes de finalizar

Recuerda que los diferentes métodos para compartir información a través de Power BI no son excluyentes unos de otros. En una misma organización, es totalmente válido desplegar una estrategia donde se comparta la información utilizando múltiples métodos. Por ejemplo, el Método #1 sirve para necesidades muy ad-hoc, mientras que el Método #2 funciona bien para reportes estables y con alcance departamental y corporativo, finalmente, el Método #3 caerá bien cuando quieras compartir información con tus clientes en tu propia aplicación. Es hora de ponerse creativo y empezar a sacarle provecho, Power BI está en una evolución constante.


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